在實際操作中，一般企業還是存在一些管理漏洞，如年底盤點時，倉庫帳目與實際庫存量不符，有的甚至不能查明原因，連倉庫管理員自己都不清楚。
這些問題的產生，有的是因為管理方面的漏洞，有的則是管理人員缺少系統方面的觀念意識，沒有善用系統，輔助對倉庫加強管理。
本文將通過一些實操案例，揭示如何通過erp系統對倉庫進行限時性設定，從而最大程度上保障企業庫存的準確性與安全性。
虛擬庫存的設定
企業在生產管理中，有時候需要委外加工。如有個訂單，企業若自己生產的話，無法滿足客戶的交期。所以，就把這張訂單委托給外面的加工商進行生產。加工商根據企業給的加工任務，到企業領取原材料。
但是，因為這個加工商在企業內部，那企業要如何管理這些因委外生產的材料而發出去的物料呢?
在手工管理中，主要存在如下問題：
1、委外的材料，企業無法有效進行追蹤。倉庫只把材料發出去就算了，沒有后續的追蹤。當加工商把委外生產的產品入庫時，倉庫管理人員對剩余的材料也不做處理，即使有多的材料，其也不向加工商索取。
2、有時候，企業會把有些常用的原材料，如pvc料、包裝袋等常規材料，多發給加工商，而不是根據生產的需用量來發料。對于這些材料如何追蹤與管理，是一個非常頭疼的問題。
在erp管理中，我們可以把加工廠當作是企業的一個倉庫，發給加工商的材料，都當做材料的移庫，即把原材料從企業的原材料倉庫移到加工商倉庫，當成品入庫時，再利用“自動扣料”等功能，把材料從加工商倉庫扣除。
如此，企業要求對方生產多少，對方完工多少，就扣多少的材料。這么控制后，即使企業多發材料給加工商，也沒有關系。可以通過查詢加工商倉庫，就可以知道加工商那邊還有多少材料，無論是時候追蹤，還是發料扣減，都非常的方便。
禁止負數出庫
利用以前一些簡單的進銷存系統，有時候會有一個奇怪的現象。如有時候會發現，系統的帳上，倉庫物料庫存數量竟然會是負數，這與實際明顯不符。物料最多用完，數量為零，怎么會出現負數呢?出現負數，則說明庫存的帳目與實際肯定不符。這是一個明顯的錯誤。
在erp系統中，加入了這一控制，即不允許負數出庫。這可以督促用戶，及時輸入單據。
在實際管理中，可能會出現這一問題。如供應商上午10點送來材料，在材料還沒入庫點收，生產人員為了趕交期，就跟倉庫人員在門口“搶”材料，直接把原材料拉到了車間生產線上，進行生產。而倉庫人員會以材料沒有入庫為借口，不入入庫單;而車間人員事后補領料單領料。入庫沒入，直接領料，庫存數量就會出現負數。有了倉庫不能負數出庫的限制，則在erp系統帳上沒有材料的數量時，領料單無法審核，領料人員也就領不出材料了。
這個限制，就有利于用戶遇到一些特殊情況，如急單的情況，發現問題就處理一個問題，而不會相互的推委，最后，導致問題一大堆。
入出庫單，必須有來源單據
在erp系統中，可以做此限制，任何涉及到入庫、出庫的東西，都必須要有原始單據。如供應商在入庫時，必須要有采購單，沒有采購單，入庫單就無法審核，無法打印，即使供應商把材料放在企業，供應商也沒有單據可以向企業催款;沒有領料單，倉庫也不可能直接把貨發給車間，因為如此做的話，必然會導致帳實不符，到時候，倉庫管理員要承擔這個責任的，其很可能會因此丟了這個飯碗，所以，倉庫管理員不會賣這個人情。
除了控制外，還有利于事后稽核。企業管理人員只要一查系統，不用幾秒時間，就可以查到哪些出庫動作沒有原始單據。這比企業一張張的去查詢出貨單、入庫單，要方便的多。企業甚至可以做到，每天稽核一次，也不需要花費用戶多少時間。
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