一、界定物流服務需求
明確采購服務的范圍和要求是第三方物流服務采購成功運作的前提條件。服務需求的界定主要包括以下四個方面的內容：
1.服務水平界定。確定物流服務水平，如交付的一致性、訂貨提前期、貨損貨差等。
2.能力界定。依據企業物流需求確定提供商的服務能力，即第三方物流企業是否具備提供運輸、倉儲以及增值服務等滿足企業物流需求的能力。
3.職能描述界定。對需要采購的服務職能進行界定，如運輸、倉儲或增值服務等。
4.活動描述界定。明確第三方物流服務供應流程，即怎樣提供服務。
通過對服務需求的界定，企業在選擇提供商時才更具針對性。由于物流服務涉及到公司的采購、生產、營銷等眾多部門，在職能上存在相互交叉，所以在界定需求時，需要公司各相關部門的共同參與，在企業高層領導的支持下，組成由各部門成員參加的采購決策團隊。
二、 制定物流需求建議書
企業提出采購第三方物流服務要達到的目標，如績效目標、成本目標等。根據目標，設立選擇第三方物流服務提供商的標準，包括價格、響應時間、運作管理結構、高層管理的有效性、質量保護體系、信息技術系統、財務穩定性、對不可預見環境的反應等。通過制定標準，從而確立適合企業的第三方物流服務提供商的范圍，一般可設置為top10，即適合企業的前10家服務提供商，也可根據實際情況增加或減少可供選擇的提供商數目。
根據界定的服務需求、設立的目標和選擇標準，制定物流需求建議書（request for proposal，rfp）。該建議書是詳細描述企業物流服務需求，并將需求傳達給服務提供商征詢解決方案的文檔，最終它將成為物流服務合同的一部分，可以方便每個提供商完整地了解采購方的需求。物流需求建議書一般包括企業的基本介紹，如組織結構、顧客信息傳遞需求、項目描述、產品流程、交易信息以及電腦系統信息等；也包括企業對物流服務需求的建議要求，如倉庫位置、運輸路線、運輸規模等。