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    • 收、發貨環節異常情況解決方案

      時間:2024-01-08 點擊:85次
      在倉庫工作的人都明白:流程和系統可以解決90%的問題,剩下的10%就屬于異常問題,需要引起大家的警惕,這一點也是管理中最難的部分。
      但任何流程和系統都是需要人去執行的,是人的操作,就有可能出現異常,這就是正常流程和系統力所不能及的地方。
      正常流程不能解決的部分,我們需要對異常情況再設計一個流程!
      本文將針對收貨與發貨異常情況進行分別闡述,簡單講講關于倉庫業務發生異常情況的處理流程,希望能幫到大家。
      收貨異常
      收貨異常就是指收到的貨品與采購清單上的不一致,而且無法立刻與供應商確認并作更正的情況。這是大略的說法,在實際操作中,收貨異常會有在如下幾種情況下發現
      a. 收貨人員與供應商清點時未發現問題,供應商離開后才發現:
      b. 供應商并未自己送貨,而是委托了第三方的物流公司送貨,并發現問題;
      此類收貨發生錯誤的情況很常見,如何處理呢?有兩種做法:
      a. 只收正確的貨品,有問題的先不收,等待與供應商的溝通和確認結果;
      此種做法不會影響庫房內的正常庫存,但是會導致與供應商對帳的差異,異常商品放在收貨區中不入庫,缺少系統的控制和管理,有時候會導致拖沓和低效,我曾經看到有問題收貨半年還沒有解決掉的。
      b. 先全部收下,但是正確的貨品進入正常可銷售庫存,而問題商品進入不可銷售庫存,并通知采購和供應商;
      此種做法會導致不可銷售庫存增加,但是它的優點很多。首先,這里不是被動地等待問題解決,而是主動地把問題納入到系統中去;其次,將問題納入到系統中去后,易于控制和管理;最后,問題商品入庫,也有利于后續的退供應商的操作;
      以上的兩種做法只能解決送貨錯誤(需要a商品送成b商品)和商品存在問題(包裝不好)的情況,對于商品的數量出錯的情況無法解決。實際上,這種情況無法通過系統解決,只能加強溝通。
      這一異常方面最后需要強調的一點是,收貨異常解決時,供應商的配合很重要(當然,供應商最不敢惹的就是收貨)。例如,如果供應商會一直通過第三方物流送貨,那在簽訂采購合同的時候,就應該注明,一旦出現差異,由于供應商本人無法在場,就必須統一按照收貨的意見收據。
      發貨異常
      和收貨異常類似,發貨異常就是指客戶在收到的商品與其訂單內容不一致。相對于收貨異常處理的相對簡單,發貨異常的處理就要麻煩很多了。
      首先,先對發貨異常作一些細分:
      a. 訂單中原來就有的某一件商品多發/少發;
      b. 訂單中不存在的某一件商品多發
      c. 兩個訂單相互發錯;
      d. 訂單中某一件商品發錯;
      解決方案:
      a. 訂單中原來就有的某一件商品多發/少發;
      若某一商品a多發n件,客戶多收到n件a商品后,主動反饋,說明客戶是愿意歸還這部分商品的,所以實物是可以收回的。系統中要做的操作是,作兩次盤點操作,第一次盤虧n件a商品,原因是發錯貨;第二次盤盈n件a商品,原因是客戶善意歸還。
      也許有人覺得這兩次盤點的結果可以完全抵消,因此完全沒有必要做,直接把貨放回的貨位上即可。
      若某一商品a少發n件,因此就需要為客戶補回n件a商品。系統中要做的操作是,先作一次盤點操作,盤盈n件a商品,原因是發貨漏發;然后再生成一張就付金額為0的訂單,其中包括n件a商品。盤盈和生成訂單的操作在財務上是能夠相互抵沖掉的,因此企業本身并沒有實際的損失。
      b. 訂單中不存在的某一件商品多發:
      這種情況也肯定是客戶主動反饋的,類似于訂單中原來就有的商品多發的情況。系統上的操作方式也一樣,通過兩次盤點,一次盤虧,反映發貨錯誤的實際問題,另一次盤點,將庫存平掉。
      c. 兩個訂單相互發錯:
      兩個訂單的相關客戶至少有一個會主動反饋的,不妨把主動反饋的客戶的應得訂單稱為a,另外一個訂單稱為b。這種情況下,首先需要根據a訂單客戶所收到實物,查出b訂單相關的客戶來,并主動聯系b客戶,請其歸還商品。
      若b客戶愿意歸還商品,那企業實際上是沒有損失的,與前面的多發、少發情況類似,可以通過盤點的方式來平帳。在系統上的操作應為:
      1) 盤盈a訂單(客戶a所需要的a訂單被b客戶收到并歸還);
      2) 盤盈b訂單(客戶b所需要的b訂單被a客戶收到并歸還);
      3) 重新生成a訂單和b訂單,發給相對應的正確客戶;
      可以注意到,以上的3步操作恰好相互抵沖,在財務上實際是沒有損失的。
      若b客戶不愿意歸還商品,那企業實際上是蒙受了損失,財務帳上是無法做平的,系統上的操作應為:
      1) 盤盈b訂單(客戶b所需要的b訂單被a客戶收到并歸還);
      2) 重新生成a訂單發給a客戶;
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