企業(yè)物流信息系統(tǒng)構成

企業(yè)物流信息系統(tǒng)是指由人員、設備和程序組成的、為物流管理者執(zhí)行計劃、實施、控 制等職能提供相關信息的交互系統(tǒng)，它作為企業(yè)管理系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，可以通過對企業(yè) 物流信息的加工處理來達到對物流、資金流、信息流的有效控制和管理，并為企業(yè)管理人員 進行信息分析和管理決策提供支持。
(1)基本組成。企業(yè)物流信息系統(tǒng)的基本組成要素有硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)倉庫 及人員等。
①硬件。它包括計算機、網絡通信設備等，如計算機、服務器、通信設備，這是物流 信息系統(tǒng)的物理設備和硬件資源，是實現(xiàn)物流信息系統(tǒng)的基礎，構成了系統(tǒng)運行的硬件 平臺。
②軟件。它包括系統(tǒng)軟件和應用軟件兩大類。系統(tǒng)軟件主要用于系統(tǒng)的管理、維護、 控制及程序的裝入和編譯等工作，而應用軟件用于指揮計算機進行信息處理的具體程序或文 件。軟件系統(tǒng)主要包括功能完備的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實時的信息收集和處理系統(tǒng)，實時的信息檢 索系統(tǒng)，報告生成系統(tǒng)，經營預測、規(guī)劃系統(tǒng)，經營監(jiān)測、審計系統(tǒng)及資源調配系統(tǒng)等。
③數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)庫技術將多個用戶、多種應用程序所涉及的數(shù)據(jù)按照一定 的數(shù)據(jù)模型進行組織、存儲、使用、控制和維護管理，具有數(shù)據(jù)獨立性高、冗余度小、共享 性好等特點，能夠進行數(shù)據(jù)完整性、安全性、一致性的控制，而且數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠面向一般 管理層的事務性處理。數(shù)據(jù)倉庫是面向主題的、集成的、穩(wěn)定的、不同時間的數(shù)據(jù)集合，用 以支持經營管理中的決策制定過程。基于主題而組織的數(shù)據(jù)便于面向主題分析決策，它所具 有的集成性、穩(wěn)定性及時間特征使其成為了分析型數(shù)據(jù)，為決策層提供決策支持。數(shù)據(jù)倉庫 系統(tǒng)也是一個管理系統(tǒng)，它由三部分組成，即數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)倉庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫倉庫工具。
④人員。它包括系統(tǒng)分析人員、系統(tǒng)設計人員、系統(tǒng)實施和操作人員、系統(tǒng)維護人員、 系統(tǒng)管理人員、數(shù)據(jù)準備人員以及各層次管理機構的決策者等。
(2)功能結構。物流信息系統(tǒng)的功能結構包括信息處理、事務處理、預測、計劃、控 制、輔助決策和決策優(yōu)化等。
①信息處理功能。物流信息系統(tǒng)能夠對各種形式的信息進行收集、加工整理、存儲和 傳輸，以便向管理者及時、準確、全面地提供各種信息服務。信息處理功能主要包括以下幾 個方面。
a.信息收集。采集方式包括手工方式和各種信息采集技術。所采集的數(shù)據(jù)經初步處理， 按信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)組織結構和形式輸入到系統(tǒng)中。
b.信息處理。物流信息系統(tǒng)的最基本目標就是將輸入的數(shù)據(jù)加工成物流信息。信息處 理可以是簡單的計算、匯總、查詢和排序，也可以是復雜的模型求解和預測。
c.信息存儲。數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)之后，經過整理和加工，成為支持物流系統(tǒng)運行的物流信 息，通過各種存儲介質進行存儲，并可隨時輸出到其他各個子系統(tǒng)中。
d.信息傳輸。信息系統(tǒng)最基本的功能之一就是信息傳輸，應具備相應的傳輸設備和傳 輸技術，還必須保證信息傳輸?shù)陌踩浴⒓皶r性、完整性。這里需要強調的是，物流過程伴 隨著很多動態(tài)信息，應保證動態(tài)信息的實時傳輸，才能實現(xiàn)對物流過程的有效控制。
②事務處理功能。物流信息系統(tǒng)應服務于部分日常性事務管理工作，如賬務處理、統(tǒng) 計報表處理等，將部分領導和員工從煩瑣、單調的事務中解脫出來，既節(jié)省人力資源，又提 高管理效率。
③預測功能。物流信息系統(tǒng)不僅能準確反映物流系統(tǒng)的實際運行狀況，而且能根據(jù)歷 史數(shù)據(jù)，運用適當?shù)臄?shù)學方法和科學的預測模型來預測物流系統(tǒng)的發(fā)展速度、發(fā)展規(guī)模、物 流服務水平，以及區(qū)域經濟的發(fā)展（包括經濟規(guī)模、經濟結構、市場運作狀況），通過這些 相關因素對物流發(fā)展做出宏觀和微觀的預測。這種預測可以是整個物流規(guī)模的預測，也可以 是一個庫存量、運輸量的預測。
④計劃功能。物流信息系統(tǒng)針對不同的管理層提出不同的要求，應為各部門提供不同 的信息，并對各部門作業(yè)進行合理的計劃與安排。例如，庫存補充計劃、運輸計劃、配送計 劃等，這有利于保證管理工作的效果。
5.控制功能。物流信息系統(tǒng)應對物流系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)的運行情況進行監(jiān)測、檢查，比較物流過程實際執(zhí)行情況與其物流計劃的差異，及時發(fā)現(xiàn)問題，并根據(jù)偏差分析其原因，采 用適當?shù)姆椒右约m正，保證物流系統(tǒng)實現(xiàn)預期目標。
⑥輔助決策和決策優(yōu)化功能。物流信息系統(tǒng)不但能為管理者提供相關的決策信息，達 到輔助決策的目的，還可以利用各種半結構化或非結構化的決策模型以及相關技術進行決策 優(yōu)化，為各級管理層提供各種最優(yōu)解或次優(yōu)解，以便提高管理決策的科學性，從而合理利用 企業(yè)的各項資源，提高企業(yè)的經濟效益。
(3)層次結構。物流信息系統(tǒng)的層次結構是一種塔型結構，如圖8-1所示。在垂直方 向，物流信息系統(tǒng)可以劃分為三個層次，即決策層、管理層和作業(yè)層。從水平方向，信息系 統(tǒng)貫穿供應物流、生產物流、銷售物流、回收及廢棄物流，涉及運輸、倉儲、搬運、裝卸、 包裝、流通加工等各個作業(yè)環(huán)節(jié)。因此，物流信息系統(tǒng)是物流活動的中樞神經網絡，它遍布 于物流系統(tǒng)的各個層次和方面。
①作業(yè)層。它的任務是有效地使企業(yè)現(xiàn)有的人力、物力資源在預算的范圍內執(zhí)行各項 活動，主要完成事務處理、報表處理和查詢處理等作業(yè)。各項處理作業(yè)所需的數(shù)據(jù)主要來自 企業(yè)內部，數(shù)據(jù)量很大，這是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基礎。作業(yè)層的事務處理和交易系統(tǒng)及時 地處理每天的貨物訂貨管理、計劃管理、運輸管理、采購管理、庫存管理、設備管理和財務 管理等，反饋和控制企業(yè)基層的日常生產和經營工作的信息。它具體包括以下九個方面。
a.原始數(shù)據(jù)采集與處理。主要包括貨物購、銷、調、存等數(shù)據(jù)的登錄與修改，會計記 賬，文字、聲音、圖像等文件的錄人與修改，各種事務的原始記錄等。
b?業(yè)務管理。主要包括運輸管理、存儲管理、配送管理、流通加工管理等，每一本類 還有很多細分的業(yè)務，包括合同、票據(jù)、報表等業(yè)務的日常處理。~
c?財務管理。主要包括成本核算、資金核算、利潤核算、固定資產管理、綜合財務計 劃管理等。
d?人事管理。主要包括員工檔案管理、工資獎金管理、勞動紀律考核管理、勞動用工 調配管理、綜合統(tǒng)計（報表）管理等。
e?物業(yè)管理。主要包括低值易耗品管理、固定資產管理、能源消耗管理等。
f?辦公管理。主要包括會議管理、文字管理、公文檔案管理、企業(yè)宣傳管理等。
g.考核管理。主要包括經濟指標考核管理、員工勞動績效考核管理、員工違紀違規(guī)
管理。.
h.綜合查詢管理。主要包括綜合計劃指標完成查詢、庫存查詢、商品價格查詢、貨物 配送計劃查詢、員工狀況查詢等。
i.統(tǒng)計分析與決策支持管理。主要包括購進統(tǒng)計分析、庫存統(tǒng)計分析、運輸統(tǒng)計分析、 勞動效率統(tǒng)計分析、銷售統(tǒng)計分析、顧客統(tǒng)計分析、財務統(tǒng)計分析等。
②管理層。它的任務是保證企業(yè)經營所需要的人、財、物的調用，綜合衡量企業(yè)的生 產經營情況，檢查企業(yè)的主要經濟技術指標完成情況，將它們與計劃指標進行比較，從中觀 察其發(fā)展趨勢，找出偏差的原因，提出解決方案。管理層的信息處理是根據(jù)有關部門的計劃 或使用預算模型來編制企業(yè)的計劃和預算，定期提供企業(yè)經營情況的綜合報告，使用數(shù)學方 法分析執(zhí)行計劃的偏差，為管理人員提供滿意的執(zhí)行方案。信息處理需要來自作業(yè)層產生的 信息或數(shù)據(jù)，如各種計劃、標準、預算和成本指標等。它具體包括以下四個方面。
a.合同管理、客戶關系管理、質量管理、計劃管理、市場信息等的管理。
b.根據(jù)運行信息，監(jiān)測物流系統(tǒng)的運行狀況。
c.建立物流系統(tǒng)的特征值體系，制定評價標準。
d.建立控制與評價模型。
③決策層。它的任務是確定企業(yè)的目標，制定達到該目標應采用的戰(zhàn)略計劃。物流信 息系統(tǒng)的決策系統(tǒng)可以幫助物流企業(yè)高層領導更加深刻地了解物流戰(zhàn)略的制定、實施和評價 以及它們之間的內在聯(lián)系，對物流企業(yè)決定自身的發(fā)展方向、建立明確的發(fā)展目標具有重要 的指導作用。決策層的信息處理包括建立數(shù)學模型，用模擬法分析、預測企業(yè)的發(fā)展目標和 達到該目標的途徑。例如，在確定企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展方向、物流服務的規(guī)模效益時，所需要的 數(shù)據(jù)不僅來自內部管理信息，還需要來源廣泛的外部環(huán)境數(shù)據(jù)，如企業(yè)當前和未來活動領域 內的經濟形勢、政治環(huán)境、科技發(fā)展、市場預測、競爭對手的實力和市場占有率、備選戰(zhàn)略 方案及其所用資源等。
(4)功能模塊。企業(yè)物流信息系統(tǒng)的主要 功能模塊包括貨物管理子系統(tǒng)、存儲管理子系 統(tǒng)、配送管理子系統(tǒng)、運輸與調度子系統(tǒng)、客戶 服務子系統(tǒng)、財務管理子系統(tǒng)、質量管理子系 統(tǒng)、人力資源管理子系統(tǒng)等。
①貨物管理子系統(tǒng)。它包括采購計劃管理、
采購合同管理、貨物出入庫管理、貨物進銷存管 理等功能模塊，如圖8-3所示。該子系統(tǒng)可以使 企業(yè)貨物倉庫的管理全面信息化，覆蓋范圍廣 泛，從貨物的采購計劃、審批、采購合同、合同
執(zhí)行情況的跟蹤反饋，到貨人庫、發(fā)貨、結算與統(tǒng)計，全部都要通過貨物管理子系統(tǒng)進行調 度管理。
a.采購計劃管理。它的主要任務是制定貨物采購計劃，主要作業(yè)包括計劃編制、計劃 讀取、計劃審核、查詢修改以及報表打印，根據(jù)需要對貨物的采購作業(yè)進行合理安排，其中 計劃編制是輔助半結構化決策。
b.采購合同管理。它的主要任務是完成備用物品及其他設備的采購合同，主要作業(yè)包括合同生成、合同錄人、查詢修改、合同審核、合同處理及報表打印。采購合同管理應對合 同的處理、執(zhí)行情況，如應付款、已付款和未完成合同等各項統(tǒng)計做到一目了然。
c.貨物出入庫管理。它的主要作業(yè)包括單據(jù)錄入、查詢、修改、調整，統(tǒng)計報表輸出、 打印、自檢、月結算等。在貨物人庫后，可以根據(jù)不同的貨物屬性、出人庫條件進行查詢和 修改，同時可以對不同的庫存情況進行及時調整，并根據(jù)具體需要產生一些報表供打印輸出 或瀏覽。
d.貨物進銷存管理。它是為貨物管理子系統(tǒng)提供所覆蓋業(yè)務的信息查詢，以及計劃與 完成情況的對比分析。
②存儲管理子系統(tǒng)。它包括日常管理、賬單管理、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)查詢等功能模塊。
a.日常管理。它包括貨物憑單錄入管理、沖賬管理、查詢管理、貨物估價調整管理、 原材料維修管理，其中儲存物品憑單一般由貨物入庫憑單、貨物出庫憑單、銷售出庫憑單、 報廢出庫憑單、委托加工出庫憑單、貨物庫存調整憑單等組成。
b.賬單管理。它主要對倉庫的使用資金賬單進行管理，有利于企業(yè)決策者和倉庫管理 人員了解并掌握倉庫資金的調度。
c.統(tǒng)計報表。它包括統(tǒng)計各種物品的出入庫及使用情況，了解倉庫庫存、倉庫總賬、 損耗誤差、貨物活動、原材料進貨等現(xiàn)狀，并統(tǒng)計各種材料的計劃采購數(shù)量、實際庫存數(shù)量 及總的庫存數(shù)量等，最后完成相應的圖形繪制和報表打印。
d.數(shù)據(jù)查詢。它是對貨物的消耗、庫存數(shù)量和物品修理費支出的查詢，可分別進行單 一貨物的消耗查詢、各部門消耗貨物的查詢、各類貨物消耗金額的查詢、各類貨物儲備金額 的查詢、貨物明細庫存的查詢、各部門支付貨物維修費的查詢。根據(jù)數(shù)據(jù)查詢，企業(yè)決策人 員可以實時監(jiān)控倉庫的儲備金額和各部門使用原材料的情況，并及時準確地對企業(yè)貨物的總 體調度做出科學的決策。
③配送管理子系統(tǒng)。以最大限度地降低 物流成本、提高運作效率為目的，為供應商、
客戶雙方提供高度集中、功能完善的配送信 息服務。它包括集貨管理、儲存管理、分揀 理貨管理、配貨管理、配送加工管理、配裝 管理、配送運輸管理、送達服務管理等功能 模塊。
a.集貨管理。它是配送管理的重要組成部分，為了滿足特定客戶的配送要求，將貨物分配到指定容器或場所。配送的優(yōu)勢之一就是 可以集中客戶的需求進行一定規(guī)模的集貨。它通常包括制定接收訂單、核對庫存、進貨計 劃、組織貨源及有關的質量檢查、結算、交接等基本業(yè)務。
b.儲存管理。為了保證配送貨物的質量，根據(jù)貨物本身特性以及進出庫的計劃要求, 對入庫貨物進行保護、維護管理等工作，包括制定保管計劃、辦理人庫、出庫手續(xù)、保管、 檢驗、核對等作業(yè)。
c.分揀理貨管理。分揀理貨是將貨物按品名、規(guī)格、出人庫先后順序進行分別放置的 作業(yè)，具體包括理（點）數(shù)、計量、檢查殘缺、指導人庫積載、核對標記、檢查包裝、票 據(jù)和現(xiàn)場簽證等工作。
d.配貨管理。配貨是使用各種揀選設備和傳輸裝置，按客戶訂單、配送計劃將所需的 貨物分揀出來，配備齊全，送入指定發(fā)貨地點的作業(yè)活動。
e.配送加工管理。配送加工是為了促進銷售、保持貨物質量和提高物流效率所采取的 加工活動。包括流通加工、換裝、拼箱、集裝等作業(yè)。
f.配裝管理。在配好的貨位，按送達地點、到達路線進行裝車。為提高車輛的裝載率， 集裝容積和重量應與運輸車輛的容積和載重量相適應。
g.配送運輸管理。它是實現(xiàn)配送，將各用戶貨物組合裝車后，發(fā)貨車輛按計劃路線， 將貨物運達客戶，做到時間少、距離短、成本低、費用省。
h.送達服務管理。送達服務是配送作業(yè)的末端環(huán)節(jié)，圓滿地實現(xiàn)貨物的移交，有效 地、方便地處理與客戶相關手續(xù)并完成結算。