海運主要構造工廠——外貿——貨代——報關行——船代——船公司
一、接受貨主詢價
1、 海運詢價： a. 需掌握發貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格； b. 主要船公司船期信息； c. 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如貨名，危險級別等。（水路危規）
2、 陸運詢價：（人民幣費用） a. 需掌握各大主要城市公里數和拖箱價格； b. 各港區裝箱價格； c. 報關費、商檢、動植檢收費標準。
3、 不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯系要素，以便在盡可能短的時間內回復貨主。
二、接單（接受貨主委托） 接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：
1、 船期、件數
2、 箱型、箱量
3、 毛重
4、 體積 各箱型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量 1×20'gp=31cbm 6*2.38*2.38 25 17mt 1×40'gp=67cbm 12*2.38*2.38 55 25mt 1×40'hc=76cbm 12*2.7*2.38 1×45'gp=86cbm （注：gp general purpose 普通箱；cbm cubic metre 立方米；mt metric ton 公噸 ；hc high cubic 高箱 ）
5、 付費條款、貨主聯系方法 6、 做箱情況，門到門還是內裝
三、訂艙
1、 繕制委托書（十聯單）； 制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。
2、 加蓋公司訂艙章訂艙： 需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。
3、取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
四、做箱
1、 門到門： 填妥裝箱計劃：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要素，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
2、 內裝： 填妥裝箱計劃:船期、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要素，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
3、取得兩種做箱方法所得的裝箱單（clp）
五、報關（有時同時、有時先于做箱）
1、 了解常用出口貨物報關所需資料。 a. 需商檢 b. 需配額 c.需許可證 d.需產地證 e.需提供***授權、***品名 f .出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件） g. 需提供商會核價章
2、 填妥船名、航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重、凈重，件數，包裝種類，金額，體積，審核報關單的正確性（單證一致）。
3、 顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照海關編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關所列之監管條件查閱所缺乏報關要件。
4、 備妥報關委托書，報關單，手冊，發票，裝箱單，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以后），更改單（需要的話）和其他所需資料，于截關前一天通關。
5、 跟蹤場站收據，確保配載上船。
6、 凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
六、提單確認和修改
1、 問明顧客“提單”的發放形式： a. 電放：需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。 b. 預借(如可行)：需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。 c. 倒簽(如可行)：需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。 *此種情況下，多半是簽發house b/l. d. 分單：應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。 e. 并單：應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單。 f. 異地放單： 須經船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
2、依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。
七、簽單
1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。
2、 是否需要手簽。
八、航次費用結算
1、 海運費 a. 預付(freight prepaid) b. 到付(freight collect)
2、 陸運費 a 訂艙 b. 報關(包括返關之前己經報關的費用) c. 做箱(內裝/門到門) d. 其他應考慮的費用： 沖港費/沖關費 商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
九、提單、發票發放（提單樣本）
1、 貨主自來取件的,需簽收
2、 通過ems和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號等要素以備日后查證
十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”
十一、海關退稅有問題的,需更改并要提供如下資料:
l、報關數據正確、艙單不正確的 a. 經預錄后的〈海關返還的〉報關單復印件； b. 場站收據復印件〈十聯單的第七聯即黃聯〉； c. 提單正本復印件兩張； e. 裝箱單(container load plan)復印件； f. 更正單（三聯、正本）。
2、短裝（多報少出）、溢裝（少報多出） a. 船開5天（工作日）內沒能及時更正的：先交納罰款金3000-5000；貨主重新提供的發票、裝箱單（packing list）；貨主重新提供報關單；提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”） b. 船開5天（工作日）內更改的：提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”）；
正本、正確的報關單；正本、正確的發票、裝箱單。