(一)及時發出事故通知
根據有關國際公約和各國法律或合同的規定，在發生海上貨運事故時，收貨人或其他貨物索賠人應在規定的時間內向承運人發出貨運事故通知書，聲明保留貨運事故索賠權。我國《海商法》第81條第1款規定：“承運人向收貨人交付貨物時，收貨人未將貨物滅失或者損壞的情況書面通知承運人的，此項交付視為承運人已經按照運輸單證的記載交付以及貨物狀況良好的初步證據。”按照此項規定，如貨物索賠人未向承運人發出貨運事故通知，事故的舉證責任就由承運人轉到收貨人。如果收貨人不能舉證證明承運人存在過失，則會在索賠中敗訴。
貨物索賠人發出貨運事故通知是有時間限制的。根據我國《海商法》第81條第2款規定：“貨物滅失或者損壞的情況非顯而易見的，收貨人應當在貨物交付的次日起連續7日內，集裝箱貨物交付的次日起連續15日內，收貨人未提交書面通知的，適用前款規定。貨物交付時，收貨人已經會同承運人對貨物進行聯合檢查或者檢驗的，無需就所查明的滅失或者損壞的情況提交書面通知。”
應當指出，法律規定事故通知時限的目的只是為了防止收貨人不合理延長貨物索賠時間，從而保護承運人。其法律后果是，如果收貨人不作出通知，舉證責任將轉到索賠人。因為，在《海牙規則》制度下，承運人負有舉證責任，如果索賠人拖延通知，將不利于承運人舉證。但是否作出事故通知與承運人可否免責無關，換言之，即使索賠人沒有作出事故通知，也不影響其索賠權利。如果收貨人能夠舉證證明貨運事故是由承運人責任造成的，承運人仍應負責賠償；反之，即使收貨人作出了事故通知，也并不說明承運人對貨運事故負有責任。如果承運人能夠舉證證明貨運事故系由他人過失造成，或雖由其本人過失造成但可依法免責，則承運人仍無需對貨運事故承擔責任。但由于海上貨物運輸的復雜性，不論誰負責舉證，都是一件困難的事情。因此，收貨人為保留承運人的舉證責任，仍然應該按照法律規定及時發出事故通知。
對于貨物延遲交付損失的索賠，事故通知則直接影響到索賠權利。我國《海商法》第82條規定：“承運人自向收貨人交付貨物的次日起連續60日內，未收到收貨人就貨物因延遲交付造成經濟損失而提交的書面通知的，不負賠償責任。
(二)準備索賠文件
在收貨人作出貨損通知情況下，因為貨物滅失或損壞的舉證責任在承運人一方，所以，收貨人在提出索賠時，出具的索賠文件比較簡單。通常，收貨人在提出索賠時應出具以下文件。
1．索賠函
索賠函是貨物索賠人向承運人提出貨物索賠的正式文件，該文件無固定格式，但應包括以下主要內容：
(1)索賠人的名稱、地址；
(2)船名；
(3)裝卸港口名稱和船舶抵達卸貨港的日期；
(4)提單號碼及提單中的貨物描述；
(5)貨物滅失或損壞的情況；
(6)索賠日期、索賠金額及索賠理由。
應當注意的是，索賠人按照法律規定向承運人提出的貨運事故通知并不表示已經向承運人提出索賠，只有索賠人向承運人提出索賠申請書時，才表明索賠的正式開始。索賠人提出索賠請求后，應當抓緊催賠。如果在訴訟時效臨近時承運人仍未賠付，或仍未就賠償事宜作出正式承諾，索賠人應當在訴訟時效到期前依法提起訴訟，防止承運人故意拖延，錯過訴訟時效，喪失索賠權利。
2．提單
提單是海上貨物索賠中的重要依據。提單作為貨物收據，表明承運人收到貨物的數量和外表狀況；提單作為運輸合同，表明了承運人應當承擔的責任義務，是處理索賠的重要法律性依據。索賠人提出索賠就是因為承運人交付的貨物與提單記載的不符，要么貨物滅失，要么貨物損壞，要么貨物短少，根據提單合同及相關法律規定，承運人必須對上述貨物滅失或損壞承擔賠償責任，除非承運人能夠舉證證明，根據提單合同及有關法律，其可以免除賠償責任。
3．卸貨報告、理貨報告、貨物溢卸、短卸報告、貨物殘損單等卸貨單證
上述各種單證是對船舶卸下貨物的原始記錄，由船方和理貨人或裝卸公司共同作出并會簽。如果卸下的貨物與提單或船舶載貨清單(export cargo manifest)不符，會在此類報告中作出記錄。此類單證是貨物滅失或損壞的原始記錄，所以是貨物索賠時的重要依據。
4．貨物殘損公正檢驗報告、重理單
當收貨人和船方對貨物的損壞程度、數量、損壞原因無法作出正確判斷，或存在爭議時，往往需要雙方共同指定公正檢驗機構對殘損貨物進行檢驗，確定損壞程度、數量、價值，以及導致貨物殘損的原因等，并出具“貨物殘損檢驗證書”(inspection certificate for damage and shortage)。當船貨雙方對卸貨數量發生爭議時，可以對所卸貨物重新理貨，并出具重理報告。這兩種報告同上述第3項中的報告性質一樣，是貨物索賠最直接的原始依據。
5．商業發票、裝箱單、重量單等
商業發票是由貿易合同中的賣方開給買方的商業票據。記載了貨物的單價和貨物總值，是索賠時計算索賠金額的直接原始依據。如果發票中記載的是貨物的cif價值，索賠金額應當按此價值計算；如果發票是以fob、cfr開具的，計算時還應加上運費或保險費，但索賠人應提供運費或保險費收據，以資證明。裝箱單或重量單通常是商業發票的隨附單證，用以證明提單項下貨物品種和數量的詳細情況，因此是提單中貨物記載的輔助性證明。
海上貨運事故多種多樣。當發生貨物滅失或損壞時，應根據事故的具體情況，收集、準備事故證明。除上述單證外，凡是能夠確定貨運事故的原因、損失程度、損失金額、貨運事故責任的任何文件都應當準備齊全，與上述單證一起提供。