委托書：賣家與貨代公司確認運輸價格和服務條件后，貨代公司將給賣家一份空白的“貨物托運委托書”，賣家將如實填寫此份托運書，再交給貨代公司。托運書應包括賣家、收貨人、始發站機場、目的地機場、要求的路線、供運輸用的聲明價值、供海關用的聲明價值、保險金額、處理事項、貨運單所附文件、實際毛重、運價類別、計費重量、費率、貨物的品名和數量、賣家簽字、日期等內容。
商檢：貨代公司會對所提交的委托書內容進行檢查，看資料是否齊全，貨物是否要做商檢，并對需要做商檢的貨物進行協助辦理。
訂艙：貨代公司根據賣家的“委托書”，向航空公司噸控部門領取并填寫訂艙單，提供相應的信息；貨物的名稱、體積、重量、件數、目的地；要求出運的時間等。航空公司根據實際情況安排艙位和航班。訂艙后，航空公司會簽發艙位確認書（艙單），同時給予裝貨集裝器領取憑證，以表示艙位訂妥。
接貨：賣家可以自送貨或者委托貨代公司提貨。自送貨時，貨代公司應傳真貨物進倉圖給賣家，注明聯系人、電話、送貨地址、時間等。以便貨物及時準確入倉。提貨時，賣家需向貨代公司提供具體接貨地址、聯系人、電話、時間等相關信息，以確保貨物及時入倉。
貨物入機場：在機場，貨物需要經過理貨、過磅、打單、審核單證、接收單證、填制貨運單、接收貨物、標記和標簽等步驟。
出口報關：在出口報關前，需要將發票、裝箱單和貨運單綜合在一起，并根據需要隨附有關的證明文件。然后由持有報關證的報關員正式向海關申報；海關審核無誤后，海關官員即在用于發運的運單正本上加蓋放行章，同時在出口收匯核銷單和出口報關單上加蓋放行章，在賣家用于產品退稅的單證上加蓋驗訖章。
簽單：在蓋好海關放行章后還需要到航空公司簽單，只有簽單確認后才允許將單、貨交給航空公司。
交接發運：交接是向空運出口航空公司交單交貨，由航空公司安排航空運輸。交單就是將隨機單據和應有承運人留存的單據交給航空公司。隨機單據包括第二聯航空運單正本發票、裝箱單、產地證明、品質鑒定證書等。交貨時把與單據相符的貨物交給航空公司。交貨前必須粘貼或拴掛貨物標簽，清點和核對貨物，填制貨物交接清單。
航班跟蹤：航班跟蹤是指通過物流服務商或航空公司提供的網站或電話，查詢貨物的運輸狀態和位置，以及預計的到達時間。賣家可以通過航班跟蹤，及時了解貨物的運輸情況，預防和處理可能出現的問題，同時也可以向客戶提供準確的物流信息，提高客戶的信任和滿意度。