如何科學地做好采購內控管理
時間：2024-01-01
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“我們公司的采購最好干了，油水多還不受監督。”
在筆者參與的一次采購合規管理咨詢中，在向其他部門收集對采購部的評價時，一位相關部門的領導毫不掩飾的說出自己的看法。
關于油水多，作為咨詢顧問的筆者不便深問，無非就是某個采購員找供應商索要回扣之事敗露，甚至背后還有采購領導者的影子，old story。
這些捕風捉影的事情對咨詢無益。
但是對于“不受監控”的說法，我是非管不可，因為這涉及到組織和流程的健康度。
01
“不受監督”
“不受監督是指?”我深挖。
“他們與供應商的議價過程不透明，沒有其他部門在場。”這位領導振振有詞。
我更加疑惑了，接著問：“可是，其他部門在場有什么用呢?
據我所知，采購部已經規定，每次議價至少會派兩個人參與，符合“four eyes principle ”。
而且，如果有其他部門，如需求部門參與，一旦出現貪腐問題就說不清了，因為需求部門也可能與供應商有不清不楚的關系。”
這位領導聽了我的說辭，有些賭氣的說：“身正不怕影斜，我就想知道采購部到底怕什么?”
我趕緊解釋說：“這不是怕不怕的問題，而是如何有效監控的問題。
請問，相關部門參與議價，除了增加管理費用，能給企業帶來什么價值?
即使采購與供應商有不正當關系，你們參與議價能看出來嗎?
可能人家早就溝通好了，議價只是走個過程，你們能找到什么證據呢?”
這位領導把我的話聽進去了，想了一會，無奈的說：“是老板要求我們這么做的。
之前出現過采購員的貪腐行為，導致老板不再信任采購部，轉而要求其他部門監控采購部。”
我點了點頭，說：“目的沒錯，采購工作一定要受到監控，否則什么亂子都能出。
但是，這不能靠人治，而要靠法治。
據我觀察，你們公司除了安排相關部門參與采購工作的過程，還安排你們參與定商定價與采購合同的審批。
我就問你，你在審批采購合同時，會把所有采購合同從頭到尾讀一遍嗎?合同出問題你負什么責?”
“哈哈，我們公司從來都是誰干活誰負責。”對方不好意思的笑了。
“哈哈，看來，在你們公司當官最合適。”我也笑了。
02
采購內控
聊到這里，不知有多少讀者感同身受。
沒錯，以上描述的場景，就是絕大多數企業對采購的監控辦法，不但低效，甚至無效。
要知道，采購的內控可不是這么管的。
采購內控的管理重點是事事有規定，事事有監督，必須邀請相關部門共同決策，決策的過程和結果必須公開透明。
這就對采購領導者的管理能力提出了極大的挑戰。
一方面采購領導者要爭取到高層的充分授權，確保采購戰略能夠貫徹到底，打造一直強執行的采購團隊。
甚至能夠推動其他部門執行采購戰略以便形成合力，決不允許“上有政策、下有對策”的現象出現。
另一方面，采購領導者要通過科學的內控管理令高層及相關部門放心。
其理論基礎是，只有在強監控的情況下，采購領導者才能擁有強執行的權力，才能通過強執行來獲得最大的業績，從而不斷提升采購部的地位。
否則采購部不是因為沒有權力而地位低下，就是因為不受監控而烏煙瘴氣。
可見，想要同時做到強執行與強監控，采購管理者首先要做到科學的內控管理。
03
內控管理
怎么做呢?
內控管理一定要打組合拳。
經過調研，筆者總結以下五點：
01
采購部內部要做到多級管理
例如總監—經理—主管—采購員。
注意，每個級別都要有清晰的權責利，不是說老大指揮，小弟背鍋。
而是老大干錯老大背鍋，小弟可以向公司獨立的內控部門告發老大的違規行為，真正做到相互監督。
這一點對企業的合規管理水平要求很高，在現實中往往只有世界500強企業才能做到。
02
規定到細節，堅決零容忍
例如，采購員不得接受供應商的吃飯邀請。
只能接受帶有供應商的公司logo的禮品，且價值不得高于200元。
不得在未簽署保密協議的情況下向供應商發送圖紙等等。
一旦發現違規行為，必須堅決執行“零容忍政策”，立即開除，決不允許討價還價。
03
按不相容原則梳理崗位職責
不相容原則的目的是防止任何人在一個組織中在犯錯的同時能夠掩蓋錯誤。
因此，提出采購需求的崗位、定商定價和下發訂單的崗位、驗收入庫的崗位和付款的崗位都應該由完全不同的人來擔任。
在采購部內部，采購領導者可以繼續將尋源、招標、下單與供應商管理的職能拆分給不同的人負責，保證過程透明、采購陽光。
04
組成采購委員會
在關鍵決策點(如定商定價、供應商的退出等)，由多個內部相關方共同決策，而不是采購部自行決定。
但是，采購部作為代表公司與供應商進行商務交流的唯一授權窗口，不應允許其他部門參與其中，否則一旦出現不合規的問題無法追責。
05
建立多級審查制度
采購部門內部既要定期對采購部的組織、流程和記錄自查，確保合規，也要監督其他部門在與供應商來往時的合規性。
公司的內控部要定期對各部門(包括采購部)進行全面審查。
外審機構每年也要對采購部進行全面審查。
要知道，在各級審查中發現的任何采購違規問題，采購領導者都難逃其咎。
因此，內控管理是一件采購領導者無論怎么強調都不過分的事情。
只有做好以上五點，采購領導者才能讓老板放心、相關部門滿意、員工服氣，用科學的內控管理換取強執行的權力，從而為企業創造價值，提升采購部的地位，獲得更大的個人發展空間。
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在筆者參與的一次采購合規管理咨詢中，在向其他部門收集對采購部的評價時，一位相關部門的領導毫不掩飾的說出自己的看法。
關于油水多，作為咨詢顧問的筆者不便深問，無非就是某個采購員找供應商索要回扣之事敗露，甚至背后還有采購領導者的影子，old story。
這些捕風捉影的事情對咨詢無益。
但是對于“不受監控”的說法，我是非管不可，因為這涉及到組織和流程的健康度。
01
“不受監督”
“不受監督是指?”我深挖。
“他們與供應商的議價過程不透明，沒有其他部門在場。”這位領導振振有詞。
我更加疑惑了，接著問：“可是，其他部門在場有什么用呢?
據我所知，采購部已經規定，每次議價至少會派兩個人參與，符合“four eyes principle ”。
而且，如果有其他部門，如需求部門參與，一旦出現貪腐問題就說不清了，因為需求部門也可能與供應商有不清不楚的關系。”
這位領導聽了我的說辭，有些賭氣的說：“身正不怕影斜，我就想知道采購部到底怕什么?”
我趕緊解釋說：“這不是怕不怕的問題，而是如何有效監控的問題。
請問，相關部門參與議價，除了增加管理費用，能給企業帶來什么價值?
即使采購與供應商有不正當關系，你們參與議價能看出來嗎?
可能人家早就溝通好了，議價只是走個過程，你們能找到什么證據呢?”
這位領導把我的話聽進去了，想了一會，無奈的說：“是老板要求我們這么做的。
之前出現過采購員的貪腐行為，導致老板不再信任采購部，轉而要求其他部門監控采購部。”
我點了點頭，說：“目的沒錯，采購工作一定要受到監控，否則什么亂子都能出。
但是，這不能靠人治，而要靠法治。
據我觀察，你們公司除了安排相關部門參與采購工作的過程，還安排你們參與定商定價與采購合同的審批。
我就問你，你在審批采購合同時，會把所有采購合同從頭到尾讀一遍嗎?合同出問題你負什么責?”
“哈哈，我們公司從來都是誰干活誰負責。”對方不好意思的笑了。
“哈哈，看來，在你們公司當官最合適。”我也笑了。
02
采購內控
聊到這里，不知有多少讀者感同身受。
沒錯，以上描述的場景，就是絕大多數企業對采購的監控辦法，不但低效，甚至無效。
要知道，采購的內控可不是這么管的。
采購內控的管理重點是事事有規定，事事有監督，必須邀請相關部門共同決策，決策的過程和結果必須公開透明。
這就對采購領導者的管理能力提出了極大的挑戰。
一方面采購領導者要爭取到高層的充分授權，確保采購戰略能夠貫徹到底，打造一直強執行的采購團隊。
甚至能夠推動其他部門執行采購戰略以便形成合力，決不允許“上有政策、下有對策”的現象出現。
另一方面，采購領導者要通過科學的內控管理令高層及相關部門放心。
其理論基礎是，只有在強監控的情況下，采購領導者才能擁有強執行的權力，才能通過強執行來獲得最大的業績，從而不斷提升采購部的地位。
否則采購部不是因為沒有權力而地位低下，就是因為不受監控而烏煙瘴氣。
可見，想要同時做到強執行與強監控，采購管理者首先要做到科學的內控管理。
03
內控管理
怎么做呢?
內控管理一定要打組合拳。
經過調研，筆者總結以下五點：
01
采購部內部要做到多級管理
例如總監—經理—主管—采購員。
注意，每個級別都要有清晰的權責利，不是說老大指揮，小弟背鍋。
而是老大干錯老大背鍋，小弟可以向公司獨立的內控部門告發老大的違規行為，真正做到相互監督。
這一點對企業的合規管理水平要求很高，在現實中往往只有世界500強企業才能做到。
02
規定到細節，堅決零容忍
例如，采購員不得接受供應商的吃飯邀請。
只能接受帶有供應商的公司logo的禮品，且價值不得高于200元。
不得在未簽署保密協議的情況下向供應商發送圖紙等等。
一旦發現違規行為，必須堅決執行“零容忍政策”，立即開除，決不允許討價還價。
03
按不相容原則梳理崗位職責
不相容原則的目的是防止任何人在一個組織中在犯錯的同時能夠掩蓋錯誤。
因此，提出采購需求的崗位、定商定價和下發訂單的崗位、驗收入庫的崗位和付款的崗位都應該由完全不同的人來擔任。
在采購部內部，采購領導者可以繼續將尋源、招標、下單與供應商管理的職能拆分給不同的人負責，保證過程透明、采購陽光。
04
組成采購委員會
在關鍵決策點(如定商定價、供應商的退出等)，由多個內部相關方共同決策，而不是采購部自行決定。
但是，采購部作為代表公司與供應商進行商務交流的唯一授權窗口，不應允許其他部門參與其中，否則一旦出現不合規的問題無法追責。
05
建立多級審查制度
采購部門內部既要定期對采購部的組織、流程和記錄自查，確保合規，也要監督其他部門在與供應商來往時的合規性。
公司的內控部要定期對各部門(包括采購部)進行全面審查。
外審機構每年也要對采購部進行全面審查。
要知道，在各級審查中發現的任何采購違規問題，采購領導者都難逃其咎。
因此，內控管理是一件采購領導者無論怎么強調都不過分的事情。
只有做好以上五點，采購領導者才能讓老板放心、相關部門滿意、員工服氣，用科學的內控管理換取強執行的權力，從而為企業創造價值，提升采購部的地位，獲得更大的個人發展空間。
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